Jedes Dokument über seine Metadaten mehreren Organisationseinheiten zugänglich machen – dies kann seit kurzem die abs Sicherheitstechnik Vertriebs- und Service GmbH aus Mainz. Der Spezialist für Feuerschutzabschlüsse hat dazu eine ECM-Lösung des finnischen Herstellers M-Files eingeführt, mit der alle geschäftsrelevanten Dokumente verwaltet werden.
Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Wartungsverträge legten die Beschäftigten der einzelnen Abteilungen zuvor in Laufwerks-Projektordnern mit zahlreichen Verknüpfungen ab. Dies machte die Ordnerstruktur unübersichtlich und erschwerte die Suche nach Informationen. In der ECM-Lösung sind die einzelnen Bereiche nun über nur einmal vorliegende Dokumente, die mit einheitlichen Metadaten versehen sind, miteinander verbunden. Im Unterschied zu anderen Systemen speichert M-Files nur die Änderungen ab, und nicht jedes Mal eine neue Datei. Jede Änderung und Löschung im Zuge der Versionierung wird protokolliert und kann vollständig nachvollzogen sowie ggf. zurückgespielt werden.
Der M-Files Premier Reseller DMSFACTORY installierte und konfigurierte den Server des ECM-Systems für das Unternehmen und erstellte im Zuge eines Einführungsprojektes drei Dokumentenverwaltungen: für die allgemeine Dokumentenablage, die Ablage der Geschäftsführung und die der Personalabteilung. Bestehende Dokumente wurden aus externen Datenquellen importiert und das von abs eingesetzte ERP-System – eine Eigenentwicklung – mit der dahinterliegenden SQL-Datenbank mit M-Files verknüpft. Dadurch lassen sich ERP-Objekte (Projekte, Angebote, Produkte, Firmen usw.) im ECM-System darstellen.
Kombination mit E-Mail-Store
Zum Einsatz kommt auch eine eigene Lösung der DMSFACTORY für die E-Mail-Archivierung: Der DMSFACTORY EmailStore ist ein Add-on für die individuelle Archivierung und Recherche von E-Mails im ECM direkt aus Microsoft Outlook heraus. Abzulegende E-Mails werden per drag&drop über einen Outlook-Ordner nach M-Files überführt und dabei automatisch verschlagwortet. Den ebenfalls neu eingeführten Rechnungsworkflow von M-Files hat die DMSFACTORY kundenindividuell für abs konfiguriert.
http://www.dmsfactory.com
Dokumentenverwaltung, E-Mail-Archivierung und Rechnungsbearbeitung bei abs sicherheitstechnik
- Details
- Autor: Frank Zscheile
Was unsere Kunden sagen
Unternehmen schätzen an agentur auftakt die Fähigkeit, technisch komplizierte Sachverhalte journalistisch hochwertig aufzubereiten, in allgemein-verständliche Form zu bringen und im Anschluss zielsicher in avisierten Kanälen – Fachzeitschrift, Online-Medium, Webseite, Social Media, Presseportal, Newsletter… zu publizieren sowie dafür individuell aufzubereiten.
Unser Netzwerk
agentur auftakt verfügt über ein ausgewähltes Netzwerk an erfahrenen Partnerfirmen in der Bereichen Multimedia-Design, Grafik, Lektorat und Marketing-Beratung, die bei Bedarf ihre Expertise einbringen. Bei der Einbindung von Partnern agiert agentur auftakt als Lead-Agentur und gewährleistet somit eine einheitliche und konsistente Kommunikation.Feedback
"Als größter unabhängiger europäischer Anbieter von Identity- und Access- Management-Lösungen und Spezialist für die Verarbeitung großer Datenmengen dokumentiert die Beta Systems Software AG ihre Expertise sowie Kundenprojekte in Form von Fachartikeln, Case Studies oder als Whitepaper. Hierbei setzen wir seit vielen Jahren auf die Zusammenarbeit mit agentur auftakt. Frank Zscheile findet eine klare Sprache für technisch komplexe Sachverhalte und sorgt durch anschließende Platzierung in der Fachpresse für die gewünschte Sichtbarkeit von Beta Systems in der Fachöffentlichkeit."
Thomas große Osterhues, Senior Manager & Head of Marketing, Beta Systems Software AG
"Sinequa is a leading European software vendor for enterprise search. For us, a targeted approach to the German-speaking market is an important part of our global corporate communications. To this end, agentur auftakt maintains close contact with the trade media, creates trade articles, user reports and press releases resulting in a solid press coverage in the region. The cooperation has been working very well for many years, both professionally and on a human level."
Laurent Fanichet, Vice President, Marketing
"Frank Zscheile steht uns bei der Erstellung und Veröffentlichung technisch fundierter Artikel mit seinem hohen Sachverstand zur Seite. Prägnant und mit sicherem Sprachgefühl bringt er komplexe Sachverhalte auf den Punkt."
Hans Krefeld, Operations Manager & Procurist, Ceteris AG
agentur auftakt erstellt für verschiedene Tochtergesellschaften der TIMETOACT GROUP Reference Stories sowie Presseinformationen und bringt diese erfolgreich in der Fachpresse unter. Wir schätzen Herrn Zscheile seit mehreren Jahren vor allem auf Grund seiner guten Kenntnisse der Presselandschaft sowie der Kontakte zu den einschlägigen Fachmedien.
Felix Binsack, Geschäftsführer, TIMETOACT GROUP
"Die xSuite Group GmbH konzentriert sich mit ihren Softwarelösungen für dokumentenbasierte Prozesse unter anderem auch stark auf den kommunalen Sektor. Bei der Erstellung und Platzierung unserer Texte arbeiten wir bereits seit 2008 eng mit der agentur auftakt zusammen. Der eloquente Schreibstil und die guten Kontakte von Frank Zscheile in die einschlägigen Fachmedien des kommunalen Sektors — und natürlich in alle für uns weiter relevanten — sind uns stets eine wertvolle Hilfe in der gesamten Öffentlichkeitsarbeit. So flott und zuverlässig wie unsere Themen bearbeitet werden, macht die Zusammenarbeit Spaß."
Christian Breiholz, Leiter Produktmanagement, Marketing und Produktmarketing, xSuite Group
"Als regelmäßiger Autor erstellt Frank Zscheile unter der Regie von DACHSER Corporate Public Relations Texte für unseren unternehmensweiten Newsletter. Er vermag es, die unterschiedlichsten Aspekte der Logistikwelt gleichermaßen mit Sachverstand als auch auf erfrischende Art darzustellen. Wir schätzen die unkomplizierte und angenehme Zusammenarbeit, seine gute Schreibe und seine Kompetenz, sich auch in komplexe Themen einzudenken und diese zielgruppengerecht aufzubereiten."
Christian Weber, Team Leader Corporate Public Relations, DACHSER SE
"Ich habe mit Herrn Zscheile bereits bei meinem letzten Arbeitgeber erfolgreich zusammengearbeitet. Mit seinen sehr guten SAP-Kenntnissen und seinem sicheren Sprachgefühl unterstützt er uns nun auch bei SecurityBridge dabei, unsere SAP-Security Lösung in Deutschland noch bekannter zu machen. Die Zusammenarbeit ist stets auf Augenhöhe, fair und transparent."
Till Pleyer, Vice President Global Marketing SecurityBridge
"Solita ist der nordische Marktführer für datengetriebene digitale Transformation und Unternehmensdesign mit mehr als 1.500 Spezialist*innen in sechs Ländern. Beim Ausbau unserer Geschäftsaktivitäten im deutschsprachigen Raum unterstützt uns agentur auftakt. Frank Zscheile ist in der Lage, komplizierte technische Sachverhalte im Umfeld von Datenmanagement und datenorientierten Geschäftsmodellen lesefreundlich als Fachartikel, Presseinformation oder Case Studies aufzubereiten und in den für uns wichtigen Medien zur Veröffentlichung zu bringen. Damit ist agentur auftakt für uns eine große Unterstützung bei der Etablierung der Marke Solita im deutschsprachigen Raum."
Florian Disson, Managing Director, Solita Germany GmbH
"Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. ist einer der einflussreichsten Anwenderverbände der Welt. Mehr als 60.000 Mitglieder aus über 3.700 Unternehmen bilden ein starkes Netzwerk, das sich vom Mittelstand bis zum DAX-Konzern und über alle Branchen in Deutschland, Österreich und der Schweiz erstreckt. Seit Anfang 2021 unterstützt uns Frank Zscheile in unserem Presse/Kommunikationsteam, initiiert und koordiniert dort die Außendarstellung mehrerer Vorstände, u.a. in der Schweiz und Österreich, verfasst Stellungnahmen und Positionspapiere zu produktpolitischen Themen im SAP-Umfeld, Presseinformationen, Fachartikel u.v.m. Mit seinen SAP-Kenntnissen und kommunikativen Fähigkeiten ist Herr Zscheile eine Bereicherung unserer Öffentlichkeitsarbeit."
Dr. Mario Günter, Geschäftsführer der DSAG
Frank Zscheile
