Gegenbauer ist einer der führenden Facility Management Anbieter in Deutschland. Monatlich zählt die Gegenbauer Holding SE & Co. KG rund 20.000 Eingangsrechnungen für alle zur Firmengruppe gehörenden Gesellschaften. Um die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren, hat Gegenbauer vor einiger Zeit ein Dokumenten-Management- und Workflowsystem mit vorgelagertem Scanprozess eingeführt.

Die schnelle Bereitstellung von Rechnungsdaten in elektronischer Form ist dabei die Achillesferse. MicroData als Scandienstleister und externe Poststelle sorgt dafür, dass die Daten zeitnah und korrekt zur Verfügung stehen. Lieferanten versenden ihre Rechnungen nun an ein neues Gegenbauer-Postfach bei MicroData in Hamburg. Der Outsourcingspezialist bereitet die Belege auf, scannt sie und extrahiert maschinell Kopf- und Fußdaten.

An dieser Stelle findet ein Abgleich der Rechnungs- mit den Bestelldaten statt, die Gegenbauer aus dem Bestellprozess seines ERP-Systems heraus zur Verfügung stellt. MicroData verknüpft beide miteinander und reichert den vom Kunden gelieferten Datensatz um die ausgelesenen Rechnungsdaten an. So ist die Finanzbuchhaltung von Gegenbauer in der Lage, mit den täglich zur Verfügung gestellten digitalisierten Informationen den Genehmigungsworkflow zu starten und im ERP den Status von Bestellung, Waren- und Rechnungseingang festzuhalten. Perspektivisch plant der Dienstleister, über die Rechnungen hinaus künftig auch weitere Eingangspost an MicroData schicken und dort verarbeiten zu lassen.