Nach der zum 1. Januar 2021 eingeführten Regelung dürfen Gemeinden landesweit für ihre Buchhaltung nur noch solche Software einsetzen, die von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) zugelassen wurde. Untersucht wurden im Einzelnen die Workflowlösungen von xSuite zur Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP in der Version 5.2. Diese sind nun offiziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung in NRW zugelassen.

Um betrieben werden zu dürfen, müssen Softwareprodukte zur Unterstützung des kommunalen Haushaltswesens in NRW eine Reihe von Eigenschaften aufweisen. Geprüft werden unter anderem die technische Funktionsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit sowie die Tatsache, ob die jeweilige Software alle rechtlichen Anforderungen (GoBD, DSGVO) erfüllt. Im Einzelnen muss sie unter anderem eine übersichtliche Suche gespeicherter Sachverhalte oder Geschäftsvorfälle anhand ihrer charakterisierenden und klassifizierenden Merkmale ermöglichen und formale Fehleingaben sowie deren Weiterverarbeitung verhindern.

Für die Zugriffskontrolle muss die Vergabe individueller, beziehungsweise differenzierter Zugriffsrechte möglich sein; es müssen spezielle Zugänge für Prüfer und Prüferinnen eingerichtet werden können, das Programm muss außerdem schreibende Zugriffe auf darin gespeicherte abgeschlossene Sachverhalte und rechtsgültig verabschiedete Informationen verhindern u.v.m. Die xSuite-Lösung deckt alle Kategorien aus dem Anforderungskatalog der gpaNRW umfänglich ab.

„Das gesetzliche Erfordernis der Zulassung dient in erster Linie der Normierung eines einheitlichen Qualitätsniveaus. Durch dessen Bestätigung soll ein rechts- und normenkonformes Arbeiten mit einer Fachanwendung in den Kommunen sichergestellt werden“, erklärt Jens Aschmutat, IT-Prüfer und -Berater bei der gpaNRW. Nordrhein-westfälische Kommunen, welche die xSuite-Lösungen bereits einsetzen, haben damit nun eine offizielle Bestätigung, dass ihre Software funktional wie rechtlich allen gegenwärtigen Anforderungen entspricht.

www.xsuite.com