Den Aufbau elektronischer Akten haben viele Kommunalverwaltungen zunächst im Sinn, wenn sie sich für die Einführung einer Software zur digitalen Dokumentenverwaltung entscheiden. In der Stadt Kaarst verbindet man damit noch mehr: Die Kommune nutzt in ihrer ECM-Lösung d.velop documents intensiv das dort integrierte Vorlagenmanagement. Kaarst bezieht seine IT nahezu komplett vom Rechenzentrum der ITK Rheinland. Mit ihrer ECM-Lösung ist die Stadt Kaarst Pilotkommune innerhalb des ITK-Zweckverbandes.
Ein Vorlagenmanagement beschleunigt die Erstellung von Anschreiben, weil es mit Bausteinen auf der Basis beliebiger, bereits im System hinterlegter Metadaten arbeitet. Dies beginne damit, dass man sich nicht um einen aktuellen Kopfbogen kümmern muss. Eine zentrale von allen genutzte Kopfzeile-Vorlage füllt sich automatisch, je nachdem wer sich angemeldet hat. Wechselt eine Fachkraft das Büro, gehen mit der Verknüpfung im Windows Verzeichnisdienst Active Directory auch die Daten mit. Man greift also an jedem Arbeitsplatz auf die persönlichen Vorlagen zu.
Intelligente und dynamische Formulare in d.velop documents
Weiterer Vorteil eines Vorlagenmanagements ist dessen dynamischer Charakter. Beim Öffnen eines Vordrucks erhält man Abfragen über bestimmte Auswahlfelder. Soll z. B. ein Brief an die Erziehungsberechtigte verfasst werden, kommt zunächst die Frage, ob der Brief an diese geht oder die Person direkt. Kreuzt man „kinderlos“ an, fallen alle Passagen zu Kindern weg usw. So lassen sich aus sehr vielen Textbausteinen per Abfrage nur jene verwenden, die aktuell benötigt werden. Das Ergebnis sind maßgeschneiderte Vorlagen, die nicht mehr zehn, sondern nur noch drei Seiten umfassen. Eine deutliche Vereinfachung, für Sachbearbeiter*innen ebenso wie für Empfänger*innen.
450 Beschäftigte nutzen das ECM-System von d.velop
Rund 450 Beschäftigte nutzen in der Stadt Kaarst mittlerweile das ECM-System d.velop documents mit integriertem Vorlagenmanagement. Auch neue Aktenlösungen hat die Kommune eingeführt; eine digitale Personalakte sowie ein Vertrags- und Satzungsmanagement zur Führung digitaler Satzungsakten sind bereits implementiert. Im Sozialamt geht der Weg ebenfalls weg vom Papier hin zum digitalen Arbeiten mit der elektronischen Sozialhilfeakte, integriert in das Fachverfahren AKDN-sozial.
Frank Zscheile
