Was die DMS-Branche als neues Credo der Reduziertheit propagiert, ist in komplexen technischen Produkt-Umgebungen nicht ausreichend: das Auffinden von Dokumenten durch Eingabe einiger Schlagworte über eine Google-Suchfunktion. Mit Verschlagwortung und Suchbegriffen lassen sich Strukturen von Projekten, Produkten und Anlagen sowie eine darauf aufbauende Dokumentenlenkung nicht darstellen. Im Dokumenten-Management-System (DMS) oder in Portallösungen wie Sharepoint abgelegten Dokumenten fehlt es am Zusammenhang zu den Produktdaten und den Product-Lifecycle-Prozessen. Abhilfe schafft eine neue Unterart von Dokumenten-Management-Systemen: DMStec.
Was die DMS-Branche als neues Credo der Reduziertheit propagiert, ist in komplexen technischen Produkt-Umgebungen nicht ausreichend: das Auffinden von Dokumenten durch Eingabe einiger Schlagworte über eine Google-Suchfunktion. Mit Verschlagwortung und Suchbegriffen lassen sich Strukturen von Projekten, Produkten und Anlagen sowie eine darauf aufbauende Dokumentenlenkung nicht darstellen. Im Dokumenten-Management-System (DMS) oder in Portallösungen wie Sharepoint abgelegten Dokumenten fehlt es am Zusammenhang zu den Produktdaten und den Product-Lifecycle-Prozessen. Abhilfe schafft eine neue Unterart von Dokumenten-Management-Systemen: DMStec.

DMStec beschreibt die spezielle Ausprägung eines DMS, das die Abbildung von Strukturen ermöglicht. Es kann gleichermaßen als PDM und als DMS eingesetzt werden. Auf dieser Basis lässt sich ein durchgängiges Datenrückrat (Product Data Backbone) aufbauen. Dieses wiederum schafft die Basis für eine Abbildung von PLM-Prozessen.

Das DMStec PRO.FILE von PROCAD verwaltet eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt deshalb in einer vom Dokument losgelösten Form. Strukturen werden durch die technische Ausprägung der Anlage/des Produktes oder den Aufstellort  gebildet und es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Gebildet wird die Struktur über Verknüpfungen und Metadaten/Sachmerkmale. Die Strukturen bilden also den Zusammenhang ab und die Dokumente werden darin abgelegt bzw. eingehängt. Verknüpfungen lenken Arbeitsschritte über Zusammenhänge und sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird. Weil jedes Dokument nur einmal im DMStec abgelegt wird, greift jeder stets auf die richtigen und aktuellen Dokumentversionen zu.

Mit der Nutzung von Maschinenakten auf Basis eines durchgängigen Product Data Backbone ist die Grundlage für eine Dokumentenlenkung geschaffen, wie sie im Maschinen- und Anlagenbau, in der Chemie- oder Energieversorgerbranche notwendig ist – überall dort, wo komplexe technische Strukturen das Bild prägen.

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