Über einen externen Dienstleister funktionierte die automatisierte Rechnungsbearbeitung bei der Finanz Informatik für Kreditoren mit einem hohen Rechnungsvolumen bereits sehr gut. Problematisch wurde es bei kleineren Kreditoren. Diese adressierten ihre Rechnungen zum Großteil als PDF per E-Mail direkt an das Unternehmen. Für genau diese per Mail gesendeten Rechnungen existierte bislang kein automatischer Rechnungsbearbeitungsprozess. Stattdessen wurden die PDFs ausgedruckt, an die zentrale Poststelle versendet, wieder eingescannt und dann bearbeitet.

Zur Optimierung und Modernisierung dieses Workflows verwendet DMSFACTORY den eigens entwickelten DocumentsPipeliner, der für den Import der E-Mails nach Kofax zuständig ist. Die Software transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert zwischen Systemen und konvertiert diese bei Bedarf in rechtssichere Formate. Der DocumentsPipeliner zeichnet sich vor allem durch die Möglichkeit der Mehrfachinstallation und die unbegrenzte Anzahl an zu verarbeitenden E-Mails pro Jahr aus. Bei der Finanz Informatik kommt er direkt beim Eingang der Mails zum Einsatz.

Neben der Einrichtung der Erkennungssoftware unterstützte die DMSFACTORY den IT-Dienstleister zusätzlich bei der Implementierung und dem Aufbau der Klassifikationen und Extraktionsregelwerke. Eine weitere Anforderung des Projekts war es, die ursprünglichen E-Mails in SAP mit den jeweiligen SAP-Belegen zu verknüpfen. Hierzu entwickelte die DMSFACTORY ein spezielles Add-on für Kofax, das im Zuge des Automatisierungsprozesses zum Einsatz kommt.

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