Die PROCAD GmbH & Co. KG hat im Oktober und November 148 deutsche Mittelständler verschiedener Branchen zum Datenaustausch technischer Dokumente befragt. Untersucht wurde, inwieweit moderne Austauschplattformen bereits eingesetzt werden bzw. welche Gründe bislang dagegen sprechen.  Presseinformation bei PROCAD unter .

65 Prozent, also deutlich mehr als die Hälfte der Befragten, setzt beim Austausch technischer Dokumente mit Kunden, Partnern und Lieferanten noch veraltete Lösungen ein, also E-Mail (87 %), FTP (59 %) oder CD-ROM bzw. USB-Stick (48 %). Austauschplattformen wie PROOM, Dropbox, iCloud bzw. Portale wie Microsoft SharePoint spielen bei der Zusammenarbeit mit Externen mit 22 % bzw. 11 %  eine lediglich untergeordnete Rolle. Gerade einmal 15 Prozent nutzen eigene Lösungen für den Austausch technischer Dokumente. Das Ergebnis der Umfrage überrascht vor dem Hintergrund, dass im privaten Umfeld Austauschplattformen bereits breit genutzt werden.
Die Zahlen legen daher den Schluss nahe, dass die heute angebotenen Lösungen zum Datenaustausch die Anforderungen der Unternehmen nicht oder nur teilweise erfüllen. Bei ihrer bestehenden Lösung – seien es E-Mail/FTP/CD-ROM bzw. USB-Stick oder eine bereits genutzte Austauschplattform – fehlt es den Unternehmen derzeit insbesondere an einer Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten (17,4%), dem zeit- und ortsunabhängigen Zugriff (11,9 %) sowie einer einfachen Anbindung Externer (9,6 %).

Als wichtigste Anforderung an eine Lösung zum Austausch technischer Dokumente wurde die Sicherheit bei der Datenübertragung genannt (73,5 %), gefolgt von der Möglichkeit, große Datenvolumina auszutauschen (57,7 %) sowie einem schnellen und einfachen Datentransfer (55,5%). Eine einfache Bedienbarkeit und Administrierbarkeit, überschaubare Kosten und die Nachvollziehbarkeit (Tracking) der Aktivitäten waren weitere Kriterien im Ranking der Befragten. Unter dem Begriff „Sicherheit“ verstehen die Befragten vor allem die Möglichkeit der passwortgeschützten Authentifizierung (69,6 %), die Verschlüsselung beim Datenaustausch (58,2 %) sowie individuelle Zugriffsberechtigungen je User (53 %).

Sowohl E-Mail-, FTP- und CD-basierter Datentransfer weisen individuelle Schwächen in mindestens einer der genannten Anforderungskategorien auf. Sarah Müller, verantwortliche Produktmanagerin bei PROCAD: „Unsere Umfrageergebnisse zeigen vor diesem Hintergrund: Die meisten Unternehmen haben durchaus klare Vorstellungen darüber, was eine Plattform für den Austausch technischer Dokumente können muss und wo die Schwächen ihrer bislang genutzten Lösungen liegen. Was allein fehlt, ist oft der letzte Anstoß, veraltete Datenaustauschlösungen durch leistungsfähige, sichere und moderne Lösungen zu ersetzen. Hier besteht ein großes Potenzial, das die mittelständischen Unternehmen in jedem Fall nutzen sollten.“